Nezapomínejte na knihu jízd

Pořídit si automobil v rámci obchodního majetku, ať již právnické či fyzické osoby, je v dnešní době stále populárnější. Velkým lákadlem přitom bývá celá řada daňových.
Nezapomínejte na knihu jízd
Co se vlastně pod knihou jízd skrývá? Pravděpodobně každý tuší, že jsou zde zaznamenávány údaje o jednotlivých jízdách automobilem (v obchodním majetku organizace či živnostníka – pro zjednodušení zaveďme nepřesné označení služební automobil). Ano, každá kniha jízd by měla o jednotlivých jízdách obsahovat minimálně následující údaje:
  • Datum jízdy včetně časového rozlišení
  • Výchozí místo
  • Cílové místo (případně průjezdní místa)
  • Stav tachometru před jízdou
  • Stav tachometru po jízdě
  • Zda bylo tankováno během jízdy, pokud ano, tak kolik a na kolika kilometrech
  • Identifikaci řidiče


Vedle těchto prakticky povinných údajů může kniha jízd obsahovat celou řadu dalších, jako jsou informace o smyslu jízdy, souvisejících výdajích během jízdy (nákup dálniční známky, opravy, odtahy), plánovaných i neplánovaných servisních prohlídkách, technickém stavu, nehodách apod. Tyto doplňující údaje jsou ovšem opravdu něčím navíc a mohou být vedeny především pro vaše pohodlí a zpětné zjišťování požadovaných informací.

Kniha jízd nemusí být vedena pouze papírovou formou, na trhu je k dispozici celá řada kvalitních počítačových programů. Tyto programy vedle základní evidence jízd většinou nabízí celou řadu dalších zajímavých funkcí, jako je například kilometrovník, pomocí kterého můžete zjišťovat vzdálenosti mezi jednotlivými místy. Bez ohledu na formu je důležité, aby kniha jízd byla prokazatelná a zpětně neměnitelná. To znamená, že v případě využití výpočetní techniky by obdobně jako u klasické papírové knihy jízd měly být opravy dělány stornem záznamu o opravované jízdě a nikoli zpětnými přepisy (v případě přepisů se kniha může stát neprůkaznou). Jednotlivé záznamy by také zcela pochopitelně měly být chronologicky uspořádány a počáteční a koncové stavy tachometru by na sebe měly navazovat, případně by mělo být uvedeno a vysvětleno, proč nenavazují – to se může stát, například při výměně tachometru. Není snad ani třeba připomínat, že tyto údaje by měly vycházet ze skutečného stavu tachometru, nikoli tedy z našich vlastních odhadů (na druhou stranu by se ale neměly příliš lišit od skutečných vzdáleností, přece jen objížďky nejsou všude a pořád). Jinými slovy – kniha jízd by měla pravdivě odrážet skutečně realizované jízdy včetně souvisejících událostí a je nutno ji vést průběžně. Nepravdivé zápisy by v knize jízd vůbec neměly být – k jejich odhalení může přispět obyčejná náhoda, jako je například neočekávaná fotografie za rychlou jízdu.

Vedení knihy jízd vychází z povinnosti prokázat na výzvu finančního úřadu oprávněnost nárokování daňově uznatelných výdajů souvisejících s provozem služebního automobilu. Je dobré si uvědomit, že důkazní břemeno v případě takovéto výzvy je pouze na majiteli, přesněji držiteli (stejně jako vlastní vedení knihy jízd, které lze ovšem delegovat na jinou osobu) automobilu. Z tohoto důvodu by měly být záznamy v knize jízd nejen pravdivé a odpovídající výše zmíněným kritériím, ale také snadno dokazatelné. Přestože je jasné, že některé jízdy nevedou přímo k dosažení a udržení příjmů (například partner se na obchodní jednání nedostavil či díky kolonám na dálnici jste nepřijeli včas a schůzka byla zrušena), je dobré se vyhnout očividným nesmyslům, které se občas v knihách jízd vyskytují. Mezi tyto nesmysly patří například jízdy o délce několika tisíc kilometrů během jednoho dne, tankování plné nádrže v rozmezí pouhých desítek kilometrů, stejný řidič ve stejném okamžiku pro dvě knihy jízd apod. V případě kvalitně vedené knihy jízd budete mít v případě kontroly mnohem jednodušší situaci. V případě využívání prostředků výpočetní techniky není na škodu jednou měsíčně příslušnou část knihy jízd vytisknout, podepsat a uschovat.

V souvislosti s kontrolami se také často zmiňuje vykazování soukromých jízd jako služebních, zejména pak v případě automobilů v obchodním majetku fyzických osob podnikajících. Používáte-li služební automobil také na soukromé jízdy, měly by být tyto jízdy v knize jízd odlišené, respektive mělo by v takovém případě jít zjistit, o jaký typ jízdy šlo. Popis vlivu na účetnictví je ale ovšem již nad rámec tohoto článku.

Na první pohled tedy může vedení knihy jízd vypadat jako otravování a velmi nepříjemná záležitost. Pečlivé vedení však možná časem sami oceníte – a nemusí se jednat jen o "vyhraný" spor s berními úředníky, ale také například o evidenci přesné spotřeby a plánování výdajů a pravidelných servisních prohlídek. A nezapomeňte – pravidelnost se vyplácí, zpětné doplňování knihy jízd může být z pohledu finančního úřadu nejen sporné, ale bude také především velmi pracné a zdlouhavé (nicméně některé programy funkci zpětné rekonstrukce knihy jízd podporují). Na druhou stranu – knihu jízd vždy vyplňujte v klidu a už vůbec nikdy ne za volantem!
TEST Lexus LC 500: Socha na kolech, precizní řidičský nástroj. Má chybu?

Lexus LC 500

Velké kupé od Lexusu má být dokonale vybroušeným, mistrovským dílem japonského automobilového průmyslu. Pro nás je ale podstatný i fakt, že má naprosto úchvatný pětilitrový osmiválec bez přeplňování!

19.  7.  2018 | Milan Lažanský | 52 příspěvků
TEST Volvo XC40 D4 AWD: Mistr prvního opojení

Volvo XC40 D4 AWD

Na rozdíl od modelů XC60 a XC90 je nové Volvo XC40 postaveno na platformě CMA, určené pro kompaktní vozy. Narostlo však do takových rozměrů, že jedna ze stálic nabídky může přestat dávat smysl.

17.  7.  2018 | Jan Mička | 34 příspěvků
TEST Škoda Fabia edition R5: Lehká ochutnávka možností

Škoda Fabia edition R5

Civilní edice sportovní Fabie R5 v mnohém naznačuje, jak dobrá by mohla být sériová malá ostrá škodovka. Přesto se nedá zcela vyhnout myšlence, že tohle je tak trochu promarněná příležitost.

15.  7.  2018 | Miro Mihálik | 20 příspěvků