Nezapomínejte na knihu jízd

Pořídit si automobil v rámci obchodního majetku, ať již právnické či fyzické osoby, je v dnešní době stále populárnější. Velkým lákadlem přitom bývá celá řada daňových.
Nezapomínejte na knihu jízd
Co se vlastně pod knihou jízd skrývá? Pravděpodobně každý tuší, že jsou zde zaznamenávány údaje o jednotlivých jízdách automobilem (v obchodním majetku organizace či živnostníka – pro zjednodušení zaveďme nepřesné označení služební automobil). Ano, každá kniha jízd by měla o jednotlivých jízdách obsahovat minimálně následující údaje:
  • Datum jízdy včetně časového rozlišení
  • Výchozí místo
  • Cílové místo (případně průjezdní místa)
  • Stav tachometru před jízdou
  • Stav tachometru po jízdě
  • Zda bylo tankováno během jízdy, pokud ano, tak kolik a na kolika kilometrech
  • Identifikaci řidiče


Vedle těchto prakticky povinných údajů může kniha jízd obsahovat celou řadu dalších, jako jsou informace o smyslu jízdy, souvisejících výdajích během jízdy (nákup dálniční známky, opravy, odtahy), plánovaných i neplánovaných servisních prohlídkách, technickém stavu, nehodách apod. Tyto doplňující údaje jsou ovšem opravdu něčím navíc a mohou být vedeny především pro vaše pohodlí a zpětné zjišťování požadovaných informací.

Kniha jízd nemusí být vedena pouze papírovou formou, na trhu je k dispozici celá řada kvalitních počítačových programů. Tyto programy vedle základní evidence jízd většinou nabízí celou řadu dalších zajímavých funkcí, jako je například kilometrovník, pomocí kterého můžete zjišťovat vzdálenosti mezi jednotlivými místy. Bez ohledu na formu je důležité, aby kniha jízd byla prokazatelná a zpětně neměnitelná. To znamená, že v případě využití výpočetní techniky by obdobně jako u klasické papírové knihy jízd měly být opravy dělány stornem záznamu o opravované jízdě a nikoli zpětnými přepisy (v případě přepisů se kniha může stát neprůkaznou). Jednotlivé záznamy by také zcela pochopitelně měly být chronologicky uspořádány a počáteční a koncové stavy tachometru by na sebe měly navazovat, případně by mělo být uvedeno a vysvětleno, proč nenavazují – to se může stát, například při výměně tachometru. Není snad ani třeba připomínat, že tyto údaje by měly vycházet ze skutečného stavu tachometru, nikoli tedy z našich vlastních odhadů (na druhou stranu by se ale neměly příliš lišit od skutečných vzdáleností, přece jen objížďky nejsou všude a pořád). Jinými slovy – kniha jízd by měla pravdivě odrážet skutečně realizované jízdy včetně souvisejících událostí a je nutno ji vést průběžně. Nepravdivé zápisy by v knize jízd vůbec neměly být – k jejich odhalení může přispět obyčejná náhoda, jako je například neočekávaná fotografie za rychlou jízdu.

Vedení knihy jízd vychází z povinnosti prokázat na výzvu finančního úřadu oprávněnost nárokování daňově uznatelných výdajů souvisejících s provozem služebního automobilu. Je dobré si uvědomit, že důkazní břemeno v případě takovéto výzvy je pouze na majiteli, přesněji držiteli (stejně jako vlastní vedení knihy jízd, které lze ovšem delegovat na jinou osobu) automobilu. Z tohoto důvodu by měly být záznamy v knize jízd nejen pravdivé a odpovídající výše zmíněným kritériím, ale také snadno dokazatelné. Přestože je jasné, že některé jízdy nevedou přímo k dosažení a udržení příjmů (například partner se na obchodní jednání nedostavil či díky kolonám na dálnici jste nepřijeli včas a schůzka byla zrušena), je dobré se vyhnout očividným nesmyslům, které se občas v knihách jízd vyskytují. Mezi tyto nesmysly patří například jízdy o délce několika tisíc kilometrů během jednoho dne, tankování plné nádrže v rozmezí pouhých desítek kilometrů, stejný řidič ve stejném okamžiku pro dvě knihy jízd apod. V případě kvalitně vedené knihy jízd budete mít v případě kontroly mnohem jednodušší situaci. V případě využívání prostředků výpočetní techniky není na škodu jednou měsíčně příslušnou část knihy jízd vytisknout, podepsat a uschovat.

V souvislosti s kontrolami se také často zmiňuje vykazování soukromých jízd jako služebních, zejména pak v případě automobilů v obchodním majetku fyzických osob podnikajících. Používáte-li služební automobil také na soukromé jízdy, měly by být tyto jízdy v knize jízd odlišené, respektive mělo by v takovém případě jít zjistit, o jaký typ jízdy šlo. Popis vlivu na účetnictví je ale ovšem již nad rámec tohoto článku.

Na první pohled tedy může vedení knihy jízd vypadat jako otravování a velmi nepříjemná záležitost. Pečlivé vedení však možná časem sami oceníte – a nemusí se jednat jen o "vyhraný" spor s berními úředníky, ale také například o evidenci přesné spotřeby a plánování výdajů a pravidelných servisních prohlídek. A nezapomeňte – pravidelnost se vyplácí, zpětné doplňování knihy jízd může být z pohledu finančního úřadu nejen sporné, ale bude také především velmi pracné a zdlouhavé (nicméně některé programy funkci zpětné rekonstrukce knihy jízd podporují). Na druhou stranu – knihu jízd vždy vyplňujte v klidu a už vůbec nikdy ne za volantem!
TEST Jeep Compass 2,0 MultiJet: Horal mezi praktičtějšími crossovery

Jeep Compass 2,0 MultiJet

Nový Jeep Compass chce na rozdíl od hranatého předchůdce více cílit na městské zákazníky a bodovat svým stylem. Přesto mezi konkurenty zůstává drsnější variantou.

včera | Milan Lažanský | 2 příspěvky
Test ojetiny Škoda Citigo: Skvělé auto s jednou velkou chybou

Ojetina: Škoda Citigo 1.0 MPI

Ceny ojetých minivozů koncernu Volkswagen klesají pod osmdesát tisíc. Jak jsou na tom se spolehlivostí?

10.  12.  2017 | David Rusol | 32 příspěvků
Minitest Renault Espace 1,8 TCe: Jak v obrovi slouží motor Alpine A110?

Renault Espace 1.8 TCe (minitest)

Renault Espace patří do kategorie velkých MPV. Tedy takových aut, která by mnohým často velmi hodila, ale nakonec si je koupí jen málokdo. Renault nyní připravil verzi, která je z mnoha hledisek velmi zajímavá.

9.  12.  2017 | Radek Pecák | 13 příspěvků